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A iminente reforma tributária já começa a evidenciar pontos fracos na gestão fiscal das organizações. Com a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) prevista para menos de nove meses, um número significativo de empresas ainda se depara com a lentidão de seus processos e uma forte dependência de intervenções manuais.

Uma pesquisa realizada pela V360, companhia especializada em otimizar o pagamento a fornecedores, revela que a maioria das empresas (62,2%) gasta mais de 20 dias para efetuar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, e um quinto delas (22,3%) leva mais de um mês para concluir essa etapa.

Contraditoriamente, 87% das organizações declaram possuir um elevado grau de automação fiscal. Esse paradoxo aponta para o que especialistas denominam de “falsa automação”, situação em que, embora os procedimentos sejam digitalizados, eles ainda demandam a participação ativa de indivíduos.

Mesmo com a evolução tecnológica, a necessidade de se adaptar ao vindouro modelo tributário promete intensificar a pressão sobre as estruturas atualmente consideradas ineficientes. Esse cenário expõe deficiências cruciais em um período em que o Brasil se prepara para transformações significativas em seu arcabouço fiscal.

O estudo coletou informações de 355 profissionais de empresas de médio e grande porte, grande parte delas com expressivo volume de operações. Entre as companhias participantes, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.

Automação incompleta e demoras

Na realidade, a automação ainda se mostra deficiente. Enquanto 61% das empresas conseguem captar notas fiscais de forma automática, somente 49% conseguem registrá-las no sistema sem a necessidade de intervenção humana.

Esse cenário ocorre porque o sistema de Enterprise Resource Planning (ERP), que atua como o centro operacional das empresas, necessita de integrações e validações complementares para operar de maneira eficaz no complexo contexto tributário do Brasil.

“Muitas organizações creem estar plenamente automatizadas, contudo, ainda dependem de colaboradores para a validação de dados e a finalização de procedimentos”, declara Izaias Miguel, CEO da V360. Ele complementa: “O documento é inserido automaticamente, mas requer verificações e ajustes antes de prosseguir no sistema.”

Perigos na operação

A pesquisa também sublinha deficiências na verificação de notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, cotejando itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra.

Adicionalmente, 44% efetuam checagens incompletas, e 8% ainda dependem de processos inteiramente manuais.

Essa conjuntura eleva o risco de ocorrências como pagamentos equivocados, equívocos fiscais e a diminuição do controle interno, particularmente em companhias que gerenciam um vasto número de fornecedores.

“O intervalo entre a emissão e o registro de uma nota fiscal serve como um indicador preciso de eficiência. Se esse processo se estende por semanas, isso acarreta um acúmulo de exceções e a necessidade de retrabalho”, explica Miguel.

Aumento da pressão com a reforma

A implementação do novo modelo tributário deverá intensificar essa situação. As empresas precisarão ajustar seus sistemas para operar concomitantemente com as normativas antigas e as novas, além de gerenciar impostos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que formarão o IVA Dual.

Conforme a avaliação do CEO da V360, o maior obstáculo não reside meramente na compreensão da reforma, mas em sua aplicação prática dentro de estruturas empresariais complexas e com baixa integração.

“A pesquisa revela vulnerabilidades significativas nos processos de validação: menos da metade das empresas realiza uma verificação exaustiva das notas fiscais em comparação com os pedidos de compra, enquanto as demais operam com validações incompletas ou manuais. Essa conjuntura eleva a probabilidade de erros”, afirma Miguel.

Período de testes

No ano de 2026, a reforma tributária entrará em uma fase experimental, na qual as empresas aplicarão uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos tributos vigentes. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão eliminados progressivamente, e as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.

Ainda que as alíquotas sejam meramente simbólicas, as obrigações acessórias são de cumprimento imediato. As companhias terão de evidenciar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos mandatórios e declarar com precisão a classificação fiscal de bens e serviços. Em dezembro, a Receita Federal havia suspendido as penalidades por omissão na discriminação dos dois novos tributos em notas fiscais até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.

Conforme Miguel, nesta conjuntura, a automação transcende o papel de mera ferramenta operacional para se tornar um elemento estratégico. “Organizações mais eficazes tendem a adquirir maior agilidade para gerenciar as transformações, ao passo que aquelas com procedimentos desfragmentados podem encarar maiores custos, equívocos e desafios na adaptação”, conclui.